Nicht erst durch die Coronavirus-Pandemie ist das Home-Office eine interessante Alternative zur Büroarbeit im Firmensitz geworden. Denn es vereint mehrere Vorteile: durch den wegfallenden Arbeitsweg werden Zeit und Emissionen gespart, die Tagesplanung kann individuell gestaltet werden, Haustiere als kraftspendende Tagesbegleiter sind permanent vor Ort, und vieles mehr. Doch wie hält man das Geschäft als führende Persönlichkeit am Laufen, wenn sich der Großteil der Belegschaft oder gar alle Mitarbeiter im Home-Office befinden? Diese Frage beantworten wir Ihnen in diesem Ratgeber.
Schaffen Sie ein möglichst funktionierendes Netzwerk
Vor allem, wenn es keinen richtigen Übergang von der Büroarbeit zum Home-Office gibt, fällt dies natürlich schwer. Doch Sie müssen sich als Geschäftsführer oder leitender Angestellter immer in die Lage der Mitarbeiter versetzen, die nun zuhause (vielleicht am Küchentisch sitzend) versuchen, ein Geschäft am Laufen zu halten, obwohl sich quasi alles um sie herum verändert hat. Sorgen Sie für einen ruhigen Übergang und fordern Sie nicht vom ersten Tag die volle Leistung. Gewähren Sie einen Übergangszeitraum „auf Sparflamme“ für das Tagesgeschäft, informieren Sie die Kunden und Partner entsprechend – und belohnen Sie die IT-Abteilung, die Überstunden macht, damit nach einer Woche alles rund läuft.
Sorgen Sie für eine gut ausgestattete Arbeitsumgebung
Das alle Mitarbeiter, alle Gewerke und alle Abteilungen theoretisch miteinander kommunizieren können, weil ein Server aufgesetzt und Slack-Abos gebucht wurden, heißt aber nicht, dass plötzlich alles per Remote Work funktioniert. Wenn es bei einzelnen Leuten an einer Webcam, einem Tablet, an einem Diktiergerät oder was auch immer fehlt, dann sollten Sie in Erwägung ziehen, das Budget für außerordentliche Ausgaben dafür anzurühren. Hinzu kommt, dass Sie sich um Schulungen und Weiterbildungen kümmern sollten, damit die gewählten Tools auch allen verständlich werden. Was ist Slack? Was ist Zoom? Wie funktioniert das? Keine dieser Fragen sollte lange offenbleiben!
Arbeiten Sie gemeinsame Strategien für die Situation aus
Organisieren Sie zeitig genug Videokonferenzen oder ähnliche niederschwellige Zusammenkünfte, bei denen gemeinsam(!) Strategien für das Home-Office als unbekannten Arbeitsplatz entwickelt werden können. Wer hat Tipps für die Motivation? Wer kennt einfache Rezepte für die schnelle Mittagspause? Wer kann einen WLAN-Repeater empfehlen? Diese und weitere Fragen können in einem lockeren Get-Together beantwortet werden. Und da die Belegschaft die aufgekommenen Probleme gemeinsam gelöst hat, ist auch die Zusammenarbeit in Folge viel positiver und produktiver.
Sie wollen delegieren? Dann bieten Sie die Aufgabe an!
Wird das Home-Office nicht aus freien Stücken, sondern aufgrund einer Pandemie, einer Naturkatastrophe oder einem anderen unbeeinflussbaren Umstand in Anspruch genommen, sollten Sie noch mehr Empathie für Ihre Belegschaft aufbringen als sonst schon. Denn wahrscheinlich sind auch die Kinder und / oder Partner zuhause, und alles muss unter einem Dach vereinbart werden: Arbeit, Haushalt, Familie, Home-Schooling, Freizeit, etc. Gibt es also eine Aufgabe, die jemand erledigen soll, laden Sie sie nicht einfach ab. Bieten Sie sie an oder schreiben Sie sie (mit Deadline) aus.
Vertrauen Sie den Angestellten mit dem Tagesgeschäft
Alle werden verstehen, wenn Sie in leitender Position nervös werden, weil die neue Situation unendlich viele Fragen aufwirft. Doch die damit einhergehende Unsicherheit sollten Sie nicht in einem Dutzend E-Mails pro Tag, in unangekündigten Anrufen oder in zu vielen Nachfragen über Messenger resultieren lassen. Vertrauen Sie darauf, dass alle ihr Bestes geben werden, um aus der aktuellen Situation das Möglichste heraus zu holen. Und wenn das mal nicht funktionieren sollte, dann suchen Sie nicht nach einem Schuldigen, sondern analysieren Sie mit den betreffenden Personen gemeinsam die aufgekommenen Probleme. Bieten Sie dann Maßnahmen zur Lösung derselben an.
Seien Sie engagiert, aber machen Sie auch mal Pause
Sie müssen den Laden am Laufen halten, das ist jedem klar. Dabei müssen Sie sich gefasst, engagiert und entschlossen, aber auch umso mehr empathisch und menschlich zeigen. Machen Sie also auch mal Pause – arbeiten Sie nicht am Wochenende und schreiben Sie keine E-Mails oder Messenger-Nachrichten nach offiziellem Arbeitsschluss. Damit zeigen Sie nicht nur, dass Sie die Kontrolle haben, sondern Sie agieren auch als gutes Vorbild. Sie leben eine Work-Life-Balance vor, die neu im Home-Office agierenden Personen nicht ad hoc gelingt. Und nicht zuletzt kümmern Sie sich durch damit auch um die eigene Gesundheit.
Wenn möglich, zeigen Sie sich für echte Treffen proaktiv
Ist der Grund für die vermehrte Home-Office-Arbeit im Unternehmen keine Pandemie mit Ansteckungsgefahren, dann steht physischen Treffen innerhalb der Belegschaft ja nichts im Wege. Schaffen Sie Incentives und Team-Building-Maßnahmen in lockerem Maße. Ein gemeinsames Essen, ein Picknick oder eine Bootsfahrt können für mehr Abwechslung und Spaß sorgen als unnötig gestellte Teamaufgaben mit Wettbewerbscharakter. Warten Sie damit nicht, bis der Vorschlag aus der Belegschaft kommt, sondern planen Sie (gemeinsam mit Mitarbeitern) proaktiv ein solches Treffen.
Bieten Sie zieloffene Einzelgespräche an
Zugegeben, dieser Maßnahmenkatalog fordert schon einiges von Ihnen. Falls Sie aber nicht alles umsetzen (können) oder tatsächlich noch Kapazitäten übrighaben, bieten Sie offene Einzelgespräche an. Diese können viele geplante oder spontane Inhalte haben: das Briefing zu einem neuen Tool, eine neue Idee für die Produktivität des Teams, eine Verbesserung der technischen Ausstattung einzelner oder aller Mitarbeiter, das Erkennen von psychischen Problemen, die Umsetzung einer Auszeit und so viel mehr. Oder um es kurz zu formulieren: bieten Sie ein offenes Ohr, um die Situation erträglich zu machen.